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Personalakte

Von admin | Juni 21, 2010

Eine Personalakte ist ein Sammelordner, der pro Mitarbeiter angelegt werden kann und alle zum Arbeitsverhältnis gehörenden Dokumente beinhaltet.

1.) Was darf in einer Personalakte enthalten sein?

In einer Personalakte dürfen und sollten alle Dokumente beinhaltet sein, die zum Arbeitsverhältnis gehören.

Dies fängt bei der Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Lichtbild,…) an und geht über den Arbeitsvertrag, Fortbildungen, bis hin zu möglichen Abmahnungen.

Kurz Kategorisiert wären es unter anderem folgende Inhalte:

– Alle Daten der ursprünglichen Bewerbung, der aktuelle Arbeitsvertrag, bei Nicht-Mitgliedern der EU die Arbeitserlaubnis, unter Umständen das amtliche Führungszeugnis und alle Angaben zu Nebentätigkeiten.

– Unterlagen für die staatlichen Stellen. Dies können zum Beispiel sein: Krankenkasse, Sozialversicherungsausweis, Private Rentenversicherung/Direktversicherung (also Abzug vom Bruttogehalt), Pflegeversicherung, Lohn- und Gehaltsbescheinigungen und Lohnsteuer.

– Für die Stelle benötigte Unterlagen: Führerschein oder Schwerbehindertenausweis (staatlich geförderte Stelle)

– Privat verursachte Gegebenheiten: Scheidungsurteil, Pfändungsbeschluss oder Wehrdienst-/Zivildienstbescheinigung.

– Für die Arbeit wichtige bzw. durch die Tätigkeit angefallene Unterlagen: Urlaub, Fehlzeiten, Beurteilungen, Abmahnungen, Personalentwicklungsplan, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit, Gesundheitszeugnis und Weiterbildungsnachweise.

2.) Wie kann die Personalakte kontrolliert werden?

Jeder Arbeitnehmer darf Einsicht in seine Personalakte nehmen, ohne eine vorherige Erlaubnis durch einen Vorgesetzten oder sonstige Stelle einholen zu müssen.

Die Einsicht darf nicht verweigert werden, aber es können bestimmte Zeitpunkte (Öffnungszeiten) für die Einsicht festgelegt werden.

Die Menge an Einsichten pro Monat/Jahr sind nicht geregelt, aber ein Arbeitgeber darf sich schon sperren, wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel einmal pro Woche Einsicht nehmen möchte.

Fotokopien muss ein Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers nicht anfertigen. Ein Arbeitnehmer darf aber auf eigene Kosten Kopien oder auch Abschriften anfertigen.

Die Kontrolle kann auch durch einen beauftragten Dritten erfolgen. Dies kann zum Beispiel auch der Betriebsrat sein.

3.) Wie kann etwas aus der Personalakte entfernt werden?

Abmahnungen müssen nach einem gewissen Zeitraum (12 bis 42 Monate) aus der Personalakte entfernt werden. Leider ist dieser Zeitraum nicht gesetzlich geregelt, sondern er ist eher ein im üblichen Betrieb angewandter bzw. von den Gerichten als angemessen angesehener Zeitraum.

Die genaue Dauer der Aufbewahrung richtet sich dabei auch an der Schwere des Vergehens, dem Inhalt der Abmahnung aus.

Unwahre Dokumente oder Dokumente die in einer Personalakte nichts zu suchen haben (Beschreibung von Krankheiten, private Dokumente,…) müssen vom Arbeitgeber umgehend aus der Akte entfernt werden.

Sollte sich ein Arbeitgeber gegen eine Entfernung sperren, dann bleibt nur der Betriebsrat bzw. der Rechtsweg, um hier eine Löschung aus der Akte zu erzwingen.

4.) Datenschutz

Die Personalakte muss für Personen, die mit der Personalverwaltung nichts zu tun haben, unzugänglich aufbewahrt werden.

Sollte eine Personalakte auf verschiedene Firmenbereiche/Standorte aufgeteilt sein, so darf es hier keine Duplikate in den verschiedenen Standorten geben, d.h. gleiche Inhalte der Personalakte dürfen nicht in mehr als einem Standort vorliegen.

Es muss somit eine Hauptakte geben und ggf. Verweise auf weitere Inhalte an anderen Standorten.

Sollten sich zum Beispiel gesundheitliche Fakten in der Akte befinden, dann müssen diese zum Beispiel in einem geschlossenen Umschlag vor zufälliger Einsichtnahme geschützt werden.

5.) Gerichtsurteil und Paragraphen

– Öffentlicher Dienst, Angestellte. § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L, § 13 Abs. 2 BAT und § 82 BetrVG.

– Öffentlicher Dienst, Beamte.§ 106 ff. BBG und § 50 BeamtStG.

– Privatwirtschafft. § 82 und 83 BetrVG.

– Entfernung von Unterlagen durch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bundesarbeitsgericht (BAG) 14. September 1994 – 5 AZR 632/93.

– Keine Durchnummerierung der Seiten vorgeschrieben. Bundesarbeitsgericht (BAG) 16. Oktober 2007 – 9 AZR 110/07.

– Gesundheitsdaten. Bundesarbeitsgericht (BAG) 12. September 2006 – 9 AZR 271/06).

– Notwendigkeit eines Datenschutzbeauftragten. § 4f BDSG.

– Aufbewahrungsfrist für Abmahnungen in der Personalakte. Arbeitsgericht Frankfurt am Main, 10. September 2003 – Aktenzeichen 7 Ca 2899/03.

Stand 21. Jun. 2010

Alle Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Trotzdem wird keine Gewähr für Aktualität, Richtigkeit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen übernommen. Außerdem können wir keine rechtliche Beratung leisten. Bitte setzen Sie sich hierfür mit einem Anwalt der entsprechenden Fachrichtung oder der Verbraucherzentrale in Verbindung.

Weitere Informationen aus der Rubriken: Arbeitsrecht, Rechtslexikon - P

Kommentare: | 5 Kommentare »


 

5 Kommentare to “Personalakte”

  1. Von: Ralf Stiller
    März 15th, 2013 at 22:27

    Gibt es die EINE Personalakte, die ab dem 1. Arbeitsverhältnis angelegt wird und die Einen immer von Arbeitsverhältnis zu Arbeitsverhältnis begleitet?
    Oder wird immer bei einem neuen Arbeitsverhältnis, welches überhaupt nichts mit dem vorherigen AV zu tun hat eine neue Personalakte angelegt?

    In Hoffnung auf eine Antwort, verbleibe ich mit vielen Dank,
    Ralf Stiller

  2. Von: Wriedt , Volker
    April 6th, 2013 at 11:37

    Frage : Welche Dokumente bzw. Unterlagen sind nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ggf. vom Arbeitgeber der Argentur für Arbeit zu übergeben ?

  3. Von: admin
    April 8th, 2013 at 10:59

    Hallo Herr Stiller,

    in meinem Berufsleben war es bisher immer so, dass jede Firma ihre eigene Personalakte hatte. Da unterschiedliche Firmen in Deutschland kein Zentralregister haben, findet hier auch kein Austausch statt.

    Einzige Einschränkung könnte vielleicht bei Unternehmen bestehen, die aus mehreren Firmen bestehen und daher Daten austauschen.

    (Angaben ohne Gewähr)

  4. Von: Nadja Stimpel
    Juni 10th, 2014 at 07:42

    In meiner Akte wurden während meiner Elternzeit Emails gesammelt die ich als sogenanntes "Update" alle paar Monate mal verschickt habe, wie es dem Kind und der Familie so geht….! Nachdem ich nach der Elternzeit schwer krank wurde, wurden diese Emails vor Gericht jetzt gegen mich verwendet (nach dem Motto "da ging es Ihr doch noch gut!"). Ist das zulässig??? Kann ich dagegen etwas machen? Kann ich denen hier auch wiederum strafrechtlich einen reinwürgen???

  5. Von: Tribun
    November 10th, 2014 at 16:51

    Hallo, ich bin Beamter in eine Kreisfreien Stadt.
    Nun sind alle Kollegen meines Stadtamtes, im eigenen Interesse, ( evtl. Beförderungen) aufgefordert worden, eine Kopie aller Lehrgangsbescheinigungen und Zeugnisse etc. zur Vervollständigung, der bereits existierenden so genannte “Handakte” des eigenen Amtes, dem Sachbearbeiter Personal zu zuleiten.
    Nun meine Frage: ist das nicht auch eine Art Duplikat der bereits im Personalamt vorhandenen Personalakte?

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